De gemeente voert veel wetten uit in medebewind, dus in opdracht van een hogere bestuurslaag. Voor die hogere bestuurslaag, rijk en provincie, is het van belang te weten of de gemeente die taken conform de wettelijke eisen uitvoert. Daarom houden ze toezicht op de gemeente, het interbestuurlijk toezicht. In de Wet revitalisering generiek toezicht (wet RGT) is het toezicht van hogere bestuurslagen op lagere bestuurslagen op de uitvoering van wettelijke taken in medebewind geregeld. Doel van de wet is het toezicht vereenvoudigen, transparanter te maken en bestuurlijke drukte te verminderen. Uitgangspunt van de wet RGT is dat de horizontale verantwoording tussen college en raad verstevigd wordt. Het verticale toezicht van het Rijk of provincie wordt daarbij meer op afstand geplaatst. De verticale toezichtdruk wordt verminderd.

Het provinciebestuur van Noord-Holland houdt systematisch toezicht op vier risicodomeinen:

• Omgeving;
• Financiën;
• Informatiebeheer;
• Huisvesting verblijfsgerechtigden.

De provincie richt haar toezicht specifiek op de medebewindtaken die risicovol zijn voor de gezondheid en het welzijn van burgers. Financiën en informatiebeheer zijn risicogebieden omdat, als deze niet op orde zijn, een overheid niet kan functioneren. Op alle overige terreinen wordt het toezicht incidentgericht uitgevoerd. De informatie over de genoemde risicogebieden dient jaarlijks vóór 15 juli bij de provincie te worden aangeleverd. Het Rijk heeft op dit moment nog geen specifieke informatiebehoefte kenbaar gemaakt, behalve dat vanaf 2013 de informatieverzameling over de uitvoering van de wet Kinderopvang verplicht via een vragenlijst op Waarstaatjegemeente.nl is gegaan. In 2014 is de gemeente Hoorn voor het eerst beoordeeld op bovengenoemde onderwerpen en hebben Gedeputeerde Staten van Noord-Holland hierover gerapporteerd.

In 2018 hebben Gedeputeerde Staten van Noord Holland (GS) beoordeeld of de processen van de gemeente op het gebied van uitvoering (vergunningverlening en uitvoering van algemene regels zoals behandelen van meldingen), toezicht en handhaving van bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu conform de regels in de omgevingswetgeving uitgevoerd zijn. De plannen op de onderdelen toezicht en handhaving zijn in 2018 nog steeds actueel. Uitvoering is dit jaar voor het eerst beoordeeld.
 GS baseren hun oordeel op de wettelijke eisen die aan de inrichting van de processen zijn gesteld en zijn vastgelegd in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (hoofdstuk 5), het Besluit omgevingsrecht (hoofdstuk 7) en de Ministeriële regeling omgevingsrecht (hoofdstuk 10). De proceseisen staan bekend als de BIG-8 cyclus. Het oordeel op het gebied van ‘toezicht en handhaving’ is voor het jaar 2018 adequaat. GS hebben geen oordeel gegeven over het onderdeel ‘uitvoering’ in verband met de recente invoering van de procescriteria voor dit onderdeel. Wel hebben GS een aantal aanbevelingen gegeven die worden betrokken bij het verbeteren van de processen op gebied van vergunningverlening en uitvoering van algemene regels
In de jaarrekening wordt de raad geïnformeerd over de resultaten van de activiteiten die zijn opgenomen in het uitvoeringsplan toezicht en handhaving gemeente Hoorn 2017-2018. Hiermee wordt zoveel mogelijk inzicht gegeven of de uitgevoerde activiteiten uit het uitvoeringsplan hebben bijgedragen aan het bereiken van de gestelde doelen.

Het provinciale financieel toezicht op gemeenten is gebaseerd op de Gemeentewet en kent daarom haar eigen beoordelingsproces. Voor het risicogebied Financiën blijven de trajecten gelden zoals die golden vóór de inwerkingtreding van de Wet RGT.

De inspectie is gericht op alle aspecten van het beheer van de niet-overgebrachte digitale en analoge archieven en metagegevens van de gemeente Hoorn. Het toetsingskader omvat zowel wet en -regelgeving als kaders, procedures en randvoorwaarden die de organisatie hanteert, uitvoert én borgt om tot een transparante, controleerbare en beheersbare informatiehuishouding, duurzaam raadpleegbaar, te komen. De grondslag hiervoor is vastgelegd in de Archiefwet. Het effect van de informatiehuishouding moet zijn dat de gemeente verantwoording over haar handelen kan afleggen, de continuïteit in de bedrijfsvoering heeft verzekerd en het cultureel-historisch belang heeft geborgd.

Op 30 juli 2018 heeft een verificatiegesprek plaatsgevonden met de Archiefinspecteur en de provinciaal toezichthouder. Onderwerp van dit gesprek is de stand van zaken van de ontwikkelingen en verbeterpunten. De beoordeling van de provincie over 2017/2018 is weer redelijk adequaat. Wanneer Hoorn tweemaal het predicaat ‘adequaat’ ontvangt, zullen de verificatiegesprekken met de provincie vervallen.

Belangrijkste aandachtspunten naar aanleiding van de inspectie 2017/2018 en stand van zaken:

• Zorg voor afsluiting van het archiefbestand ontstaan tijdens de transitie naar digitaal werken vanaf juni 2013.

• er is geen fysiek archief meer gevormd na invoering van het zaaksysteem – digitaal werken. De manier van digitaal werken en de inrichting van het systeem voldeden echter niet aan de kwaliteitseisen. Dat heeft geresulteerd in een digitaal bestand wat niet compleet is of aan kwaliteitseisen voldoet;
• voor deze periode zal het digitale bestand leidend zijn. Een kwaliteitscheck en rapport van bevindingen zal moeten leiden tot verbeteringen en vervanging van het fysiek door het digitaal bestand. De planning is verschoven naar het 3^e kwartaal 2019.

• Zorg voor rollen en verantwoordelijkheden bij kwaliteitszorgaspecten zodat duurzaam toegankelijke integrale, digitale informatievoorziening (inclusief doelmatigheid en doeltreffendheid) toetsbaar is;

• in ontwikkeling, ook regionaal.

• Zorg voor één samenhangend overzicht waar de relatie van applicaties, opslagmedia, informatie en beheer zichtbaar is;

• onderzocht wordt of de database I-navigator kan voldoen.

• Pas ook beheer toe bij de functionele teams en applicaties volgens dezelfde normen/eisen;

• bij vervanging/aanschaf van functionele applicaties wordt de Informatiebeheerder betrokken, op deze manier zal op termijn verbeteringen optreden bij het beheer van de informatie in deze applicaties;

• de inventarisatie van risico op informatiebestanden en welk afbreuk dient voorgezet te worden;

• de teams zijn verantwoordelijk voor het voldoen aan de kwaliteitseisen gesteld door Informatiebeheer.

• Zorg is er of de middelen voldoende zijn om een digitale informatievoorziening duurzaam te onderhouden;

• afhankelijk van organisatorisch en regionale ontwikkelingen zullen de middelen van het team herschikt kunnen worden.

Specifiek toezicht op processen

Er worden vanaf 2018 jaarlijks specifieke processen doorgelicht. In 2018 is dat het proces Schuldhulpverlening. Kritisch is getoetst op de AVG en Archiefwet. Voor een deel is deze taak uitbesteed. Het risico bestaat dat dit afbreuk doet aan de privacy en de verantwoording die afgelegd dient te worden.Er is geen gemeentelijk toezicht op hoe de Kredietbank met de informatie omgaat.

Vooruitgang

De provinciaal toezichthouder geeft aan dat er veel vooruitgang is vast te stellen.

Informatie beleid
De focus van het informatiebeleid richt zich op integrale digitalisering voor een duurzaam toegankelijke informatievoorziening. Dit is dynamisch, in ontwikkeling zeker in de regionale samenwerking en harmonisatie van het Informatie landschap.

Regionale samenwerking o.a. E-depot
Het WFA en de zeven gemeenten zijn gezamenlijk de weg ingeslagen voor de ontwikkeling van een regionaal E-depot. Een gezamenlijk doel om digitale informatie te beheren en de duurzame toegankelijkheid te borgen.

Gemeente Hoorn heeft de taakstelling huisvesting vergunninghouders van 2018 (totaal 101 vergunninghouders) niet behaald. De achterstand per 1 januari 2019 was 10 personen. De toezichthouder Provincie Noord-Holland heeft gemeente Hoorn gevraagd de activiteiten op dit terrein te intensiveren en per direct over te gaan tot benodigde acties om de taakstelling te realiseren. Net als voortgaande jaren blijft het college streven naar het realiseren van de taakstelling.