In het kader van Hoorn#2020 zijn managementbijeenkomsten georganiseerd om te sturen op de realisatie van de visie. Dit heeft geresulteerd in een aanpak voor 2019 om te komen van denken (de visie) naar doen (waar staan we, wat loopt, wat niet, wat zit in de weg). Voor 2019 levert dit naar verwachting nieuwe impulsen en resultaten op in het realiseren van de visie #Hoorn2020.
Ultimo 2018 is de Bedrijfsvoeringsagenda 2019 opgesteld. Deze agenda geeft concrete sturing op strategische en innovatieve onderwerpen binnen de bedrijfsvoering in het licht van de opgaven en visie #Hoorn2020.

Vaststellen HR-visie en aantrekken teammanager HR

De functie Teammanager HR is per 1 september 2018 ingevuld. Per deze datum is het team P&O formeel omgedoopt tot team HR en wordt invulling gegeven aan de HR visie zoals deze in mei 2018 door de directie is vastgesteld.

Leren en ontwikkelen: programma Westfriesland Academie

In 2018 is een organisatiebreed opleidingsprogramma samengesteld, gericht op de pijlers van Hoorn 2020. Dit is ontstaan door af te stemmen met medewerkers, teams, leidinggevenden en de adviseurs van de West-Friesland Academie. Door deze intensieve samenwerking is een krachtige leer- en ontwikkelpraktijk neergezet.
In het opleidingsprogramma wordt aandacht besteed aan de kernwaarden en kernkwaliteiten. Dit betekent dat de (team)trainingen op maat gemaakt zijn. Deze trainingen dragen bij aan een beter functioneren van de medewerker en aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. De trainingen zijn gekoppeld aan de werkpraktijk van de medewerker, het geleerde is meteen toepasbaar in de praktijk.

Gezondheidsbeleid

De visie van het gezondheidsbeleid is 'gekanteld': van verzuim naar werken aan positieve gezondheid. Medio 2018 is een nieuwe Arbodienst gecontracteerd: Arbobutler. Zij introduceerden een passend model: het huis van het werkvermogen. Deze aanpak lijkt goed aan te slaan. Er is een toenemende aandacht voor het optimaliseren van werkvermogen van medewerkers en een (zij het nog kleine) daling van het verzuim te zien. Speerpunt in het beleid blijft vooral de begeleiding van lang verzuim (>43 dagen). Dat betreft 4% van het totale verzuim van 5,4%. Het grootste deel van de gezondheidsklachten (41%) heeft een psychische oorzaak.

Wet Banenafspraak

De gemeente Hoorn plaatste vanaf 2015 14 mensen met een arbeidsbeperking op banen bij de gemeente Hoorn. Vier van hen hebben in 2018 een vaste aanstelling gekregen. En van vier personen betrof het een tijdelijke aanstelling die is geëindigd.
Voor 2018 is de doelstelling: totaal 14,5 baan van 25,5 uur; omgerekend 10,3 fte. Er is 9 fte. gerealiseerd binnen de formatie van de gemeente Hoorn.
Voor de Banenafspraak is een doelbudget beschikbaar. Voor 2018 is er een bedrag van € 175.000 geraamd. Er is totaal €173.394 geboekt aan salarislasten en inhuurkosten voor medewerkers van deze doelgroep.

Kengetallen en streefcijfers personeel

Ontwikkeling Formatie en Loonsom

De salarislasten van de personele bezetting van de gemeente Hoorn bedroeg in 2018 36,7 miljoen euro. In de begroting was rekening gehouden met 36,9 miljoen euro, inclusief vacatureruimte. Binnen de vacatureruimte konden de kosten van tijdelijke externe inhuur worden opgevangen. Daarnaast heeft de gemeenteraad in 2018 incidenteel 730.000 euro beschikbaar gesteld voor specifieke inhuur bij enkele programma's en projecten. In totaal is daarvan 585.000 euro in 2018 uitgegeven.

Integriteitsbeleid
‘Een integere organisatie en een integer bestuur zijn cruciale voorwaarden om het vertrouwen in het openbaar bestuur te houden en te vergroten.’ Dat is de missie van gemeente Hoorn op het vlak van het integriteitsbeleid. Het beleid van de gemeente Hoorn omvat een normatieve kader en aandacht voor integriteit en dilemma’s. De commissie integriteit houdt integriteit op de Hoornse agenda. Deze commissie bestaat uit vertegenwoordigers van zowel bestuur als ambtelijke organisatie. In 2018 stonden o.a. de volgende onderwerpen op de agenda:

• Dilemma’s binnen 1.Hoorn op het vlak van ‘melden vermoedens van integriteit versus beroepsgeheim’
• Ondermijning
• Fraudeaanpak

Meldingen in 2018
Gemeente Hoorn heeft een regeling melden vermoeden misstand en een klachtenregeling ongewenst gedrag. Hoorn is aangesloten bij de landelijke klachtencommissie. Er zijn twee interne vertrouwenspersonen (VP) voor de terreinen ongewenst gedrag en integriteit. Medewerkers kunnen ook een beroep doen op een externe professionele VP.
Voor medewerkers is de vertrouwenspersoon een luisterend oor en biedt ondersteuning bij eventuele vervolgstappen. De vertrouwenspersoon is onafhankelijk en objectief en is verplicht tot vertrouwelijkheid.
Integriteitsschendingen
In 2018 zijn drie vermoedens van integriteitsschendingen onderzocht. Dit betrof tweemaal een mogelijke woonadresfraude. Daarover hebben corrigerende gesprekken plaats gevonden en de kwesties zijn opgelost.
De derde zaak betrof een diefstal. Er bleken structurele kasverschillen te zijn. Dit heeft geleid tot het inschakelen van bedrijfsrecherche en het uiteindelijk plaatsen van een camera in de kluisruimte. Er is een bekentenis afgelegd en aangifte gedaan.
Meldingen bij de interne en externe vertrouwenspersonen
Vier medewerkers hebben de interne vertrouwenspersonen opgezocht. In alle situaties is er geen officiële melding gekomen en hadden de medewerkers (voorlopig) voldoende aan een of meerdere gesprekken met de vertrouwenspersoon. Het betrof in alle gevallen ongewenste omgangsvormen. In de ene situatie betrof dat verbaal geweld door een collega. En drie maal intimiderend gedrag van een (en dezelfde) leidinggevende.
Geen van de Hoornse medewerkers heeft contact gezocht met de externe VP.

Het beïnvloedbare inkoopvolume 2018 is 107 miljoen euro. Dit is opgebouwd uit:

• 71,2 miljoen euro uit de algemene financiële administratie;
• 35,9 miljoen euro uit het zorgdeclaratiesysteem.

Algemene financiële administratie
De gemeente Hoorn is gefactureerd door 2.276 leveranciers die samen 14.464 facturen hebben gestuurd. 22% van dit inkoopvolume is gegund aan regionale bedrijven. Onder regionale bedrijven wordt verstaan: bedrijven uit de regio Noord-Holland Noord en Waterland.
In onderstaand overzicht staat het beïnvloedbaar inkoopvolume per inkooppakket uit de algemene financiële administratie.

In 2018 zijn op het inkoop en aanbestedingsportaal TenderNed 38 inkoop en aanbestedingen afgerond. Dit zijn meervoudig onderhandse-, nationale en Europese aanbestedingen.
Van de 38 inkoop en aanbestedingen:

• is 82% deels gegund aan MKB. Het MKB zijn ondernemingen tot 250 medewerkers.
• zijn met 53 bedrijven contractafspraken gemaakt.

In 2018 zijn de volgende Europese aanbestedingsprocedures afgerond:

• Vervangen Wifi netwerk;
• Luchtfotografie;
• Groenonderhoud bedrijventerreinen gemeente Hoorn;
• Vervangen en nieuw realiseren verkeersregelinstallaties;
• Onderhoud gebouw gebonden installaties gemeentelijke panden;
• Regionale aanbesteding schuldhulpverlening;
• Sanitaire voorzieningen.

Voor diverse aanbestedingstrajecten is samengewerkt met andere overheden. 4 keer is er samengewerkt met de Westfriese gemeenten, 3 keer is een aanbesteding regionaal binnen kop NH uitgevoerd. Hiervoor waren Alkmaar en Schagen penvoerder.

Informatieveiligheid
Over het jaar 2018 verantwoorden wij over informatieveiligheid via ‘Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)’ van het ministerie van BZK. In deze zelfevaluatievragenlijst is de informatieveiligheid beoordeeld aan de hand van de normen en eisen:

• in de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG)
• in de Basisregistratie Personen (BRP)
• in de Basisregistratie Gebouwen (BAG)
• in de BasisregistratieGrootschalige Topografie (BGT)
• in de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland (PUN)
• van het systeem Suwinet van het ministerie van SZW, waarin UWV, SVB en gemeenten persoonsgegevens uitwisselen
• om DigiD te mogen aanbieden op onze website

We hebben verantwoording afgelegd over de informatiebeveiliging van Suwinet (aan het ministerie van SZW) en DigiD (aan Logius als onderdeel van het ministerie van BZK) in een collegeverklaring. In deze verklaring staan de bevindingen uit de zelfevaluatie. De zelfevaluatie Suwinet en DigiD is getoetst door een onafhankelijke IT-auditor.

In 2018 zijn de verbeteringen uit de zelfevaluatie 2017, het rekenkameronderzoek naar het ICT-beleid en een extern onderzoek naar de informatieveiligheid planmatig opgepakt en geprioriteerd op basis van de risico’s. Een paar voorbeelden:

• De monitoring van bijvoorbeeld storingen op ons netwerk is verbeterd. 
• Er is gestart met het gefaseerd invoeren van veilig en versleuteld e-mailen en versturen van grote bestanden.
• Er is een systeem aangeschaft waarin toegangsrechten tot het netwerk en systemen beheerd kunnen worden en er is gestart met de invoering.
• Contractmanagement is verbeterd.

De bescherming van persoonsgegevens
Elke organisatie moet vanaf 25 mei 2018 voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wet regelt de bescherming van persoonsgegevens in Europa. De gemeente Hoorn heeft in de afgelopen jaren stappen genomen om te zorgen voor een goede bescherming en werkt nu aan een volgende stap in het volwassenheidsniveau. In 2018 is:

• de privacyorganisatie verder neergezet. Zo heeft elk team een privacymedewerker, zijn er adviseurs die het onderwerp meenemen binnen hun eigen specialisme (zoals inkoop) en er is een Functionaris Gegevensbescherming aangewezen.
• een bewustwordingscampagne gehouden.
• gezorgd dat inwoners via de website een verzoek kunnen doen om gebruik te maken van hun rechten. Denk hierbij aan het recht op inzage of aanpassing van de persoonsgegevens. In 2018 is er 9 keer een verzoek gedaan.
• een goede start gemaakt met het uitvoeren van Privacy Impact Analyses.
• het wettelijk verplichtte register van verwerkingsactiviteiten grotendeels gevuld.
• met veel partijen een verwerkersovereenkomst gesloten.

Datalekken
Onzorgvuldig verwerken van persoonsgegevens kunnen we niet altijd voorkomen. Het is belangrijk dat we snel handelen en maatregelen treffen als er sprake is van een ‘datalek’. Soms gaat het om gevoelige persoonsgegevens en kunnen de gevolgen voor de persoon groot zijn. Dan moeten we het datalek binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (landelijk toezichthouder). Ook informeren we dan de personen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt.

In 2018 zijn er 39 datalekken intern gemeld, waarvan 6 bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Organisatie ondersteunen met eigentijdse ICT
In 2018 is een ICT visie en beleid opgesteld voor de gemeente Hoorn, deze is op 2 april 2019 in een parallelle sessie aan de raad gepresenteerd en wordt op 7 mei 2019 aan de raad ter besluitvorming aangeboden. Speerpunten hierbinnen zijn onder andere continue vernieuwing van ICT voorzieningen en informatieveiligheid. In 2018 zijn diverse noodzakelijke maatregelen genomen om de veiligheid van ICT voorzieningen van gemeente Hoorn te versterken tegen online dreigingen. In 2018 is het project de Nieuwe werkplek binnen de gemeente Hoorn gestart. Deze nieuwe werkplek biedt nieuwe mogelijkheden, waarbij gebruikt gemaakt kan worden van clouddiensten.

Een Westfries geharmoniseerd informatielandschap
Binnen het Programma Harmonisatie Informatielandschap heeft het regionale projectenportfolio in 2018 vorm gekregen. De uitwerking daarvan wordt in de eerste maanden van 2019 verder opgepakt. De aanbestedingen van sociaal intranet en het e-depot binnen het programma Harmonisatie Informatielandschap zijn afgerond en de aanbesteding van het pakket voor het beheer van openbare ruimten is gestart. Ook loopt het project Centrale Digitalisering Documenten, binnen dit project wordt gewerkt aan regionaal scannen van documenten door Werksaam. Regionaal zijn met SSC DeSom binnen enkele projecten afspraken gemaakt over de samenwerking binnen de ICT infrastructuur.
Op het gebied van informatiemanagement is één regionaal proces ingericht, dat rekening houdt met de ambitie om het informatielandschap te harmoniseren. We werken regionaal aan het professionaliseren van het Informatiemanagement, zodat dit in Westfriesland vergelijkbaar is met een gemeente met 200.000+ inwoners.